Kierowniczka referatu inwestycji w małej gminie planuje remont świetlicy wiejskiej wyceniony na około 150 tys. zł netto i zastanawia się, czy musi ogłaszać postępowanie na platformie, czy wystarczy zapytanie ofertowe do kilku lokalnych firm. Rok wcześniej odpowiedź byłaby oczywista, jednak przepisy zmieniły się na tyle, że część utrwalonych nawyków przestała odpowiadać rzeczywistości. Prawo zamówień publicznych 2026 roku nie jest przy tym nową ustawą, lecz efektem kilku nowelizacji uchwalonych w 2025 roku, które stopniowo wchodzą w życie i dotyczą zamawiających oraz firm startujących w przetargach. Poniżej znajdziesz omówienie najważniejszych zmian, ich praktycznych skutków dla obu stron postępowania oraz krótki scenariusz pokazujący, jak nowe zasady działają w codziennej pracy.
Czy w 2026 roku obowiązuje nowe prawo zamówień publicznych?
Wiele osób szuka informacji o „nowym Pzp”, choć podstawą systemu wciąż jest ustawa z 11 września 2019 roku, stosowana od 2021 roku. Od tego czasu była ona nowelizowana ponad dwadzieścia razy, a w maju 2026 roku ogłoszono jej tekst jednolity w Dzienniku Ustaw pod pozycją 793. Nowe prawo zamówień publicznych w potocznym rozumieniu to więc raczej zestaw zmian, które warto poznać osobno, bo każda z nich obowiązuje od innej daty i dotyczy innych sytuacji.
| Zmiana | Podstawa prawna | Od kiedy | Kogo dotyczy najbardziej |
|---|---|---|---|
| Ograniczenie udziału wykonawców z państw trzecich | ustawa z 9 lipca 2025 r. | 2025 r. | wykonawców spoza UE, ich podwykonawców i podmiotów udostępniających zasoby |
| Próg stosowania ustawy podniesiony do 170 000 zł | ustawa z 25 lipca 2025 r. | 1 stycznia 2026 r. | zamawiających udzielających mniejszych zamówień |
| Rozszerzona analiza potrzeb i wymagań | ustawa z 25 lipca 2025 r. | 1 stycznia 2026 r. | zamawiających w postępowaniach o wartości unijnej |
| Certyfikacja wykonawców | ustawa z 5 sierpnia 2025 r. | 12 lipca 2026 r. | wykonawców, na początku głównie z branży budowlanej |
Próg 170 000 zł – więcej swobody, ale nadal z zasadami
Najbardziej odczuwalna zmiana dotyczy kwoty, od której trzeba stosować ustawę. Od 1 stycznia 2026 roku wzrosła ona ze 130 000 zł do 170 000 zł netto, co ustawodawca uzasadniał wzrostem cen towarów, usług i kosztów realizacji zamówień w ostatnich latach. Zamówienia z przedziału między tymi kwotami, które wcześniej wymagały publicznego ogłoszenia, mogą być teraz prowadzone według mniej sformalizowanych procedur wewnętrznych.
Mniejszy formalizm nie oznacza jednak dowolności. Jednostki sektora finansów publicznych nadal muszą wydatkować środki w sposób celowy i oszczędny, prowadzić rejestr umów i przestrzegać własnych regulaminów. W projektach finansowanych z funduszy europejskich często obowiązuje dodatkowo zasada konkurencyjności, która może wymagać upublicznienia zapytania mimo braku obowiązku stosowania Pzp. Wartość zamówienia szacuje się łącznie dla wszystkich podobnych zakupów, więc sztuczne dzielenie robót czy dostaw na mniejsze części w celu zejścia poniżej 170 000 zł pozostaje naruszeniem przepisów.
Co warto zaktualizować w jednostce?
Zmiana progu wymusiła przegląd dokumentów wewnętrznych w wielu urzędach, szkołach i spółkach komunalnych. Przy takiej aktualizacji dobrze jest zwrócić uwagę na kilka obszarów:
- regulamin udzielania zamówień o wartości poniżej progu ustawowego, w tym kwoty, od których wymagane jest zapytanie do kilku wykonawców;
- plan postępowań na bieżący rok i sposób szacowania wartości zamówień powtarzających się;
- wzory zapytań ofertowych, protokołów i notatek dokumentujących wybór wykonawcy;
- zasady prowadzenia rejestru umów oraz archiwizacji dokumentacji;
- podział odpowiedzialności między pracownikami przygotowującymi i zatwierdzającymi zakupy.
Analiza potrzeb i wymagań z rozeznaniem rynku
Druga zmiana z tej samej nowelizacji dotyczy dokumentu, który zamawiający sporządza przed wszczęciem większych postępowań. Analiza potrzeb i wymagań ma teraz obejmować rozeznanie rynku pod kątem zwiększenia konkurencyjności oraz wskazywać warunki zamówienia, które mają tej konkurencyjności sprzyjać. W praktyce chodzi o to, żeby zamawiający jeszcze przed ogłoszeniem przetargu zastanowił się, dlaczego w podobnych postępowaniach wpływa jedna oferta i co mogłoby to zmienić.
Pomocne bywają tu dialog techniczny, wstępne konsultacje rynkowe czy rozważenie podziału zamówienia na części. Taka analiza wymaga więcej pracy na początku, ale może oszczędzić unieważnień i powtarzania postępowań, w których zbyt wąskie warunki udziału odstraszyły wykonawców.
Certyfikacja wykonawców od 12 lipca 2026 roku
Dla firm startujących w przetargach najciekawszą nowością jest certyfikacja. Polega ona na wcześniejszym, niezależnym potwierdzeniu, że wykonawca nie podlega wykluczeniu i ma zdolność do realizacji zamówień, co ma ograniczyć powtarzalne gromadzenie zaświadczeń przy każdym postępowaniu. Certyfikacja jest dobrowolna, a system wdrażany jest etapami, przy czym w pierwszej fazie certyfikat zdolności dotyczy robót budowlanych.
Informacje o udzielonych certyfikacjach trafiają do bezpłatnej i ogólnodostępnej bazy danych, którą mogą przeglądać zamawiający. Certyfikat nie zwalnia z czytania specyfikacji warunków zamówienia, bo wymagania konkretnego postępowania mogą wykraczać poza zakres potwierdzony w procesie certyfikacji. Firmy, które startują w kilkunastu czy kilkudziesięciu przetargach rocznie, mogą jednak realnie odczuć mniejsze obciążenie formalne.
Wykonawcy i podwykonawcy z państw trzecich
Nowelizacja z lipca 2025 roku była reakcją na wyroki Trybunału Sprawiedliwości UE w sprawach Kolin i Qingdao. Zgodnie z nią, jeśli zamawiający nie dopuści tego wyraźnie w dokumentach zamówienia, o zamówienie nie mogą ubiegać się wykonawcy z państw trzecich, które nie są stronami odpowiednich umów międzynarodowych z UE. Ograniczenie obejmuje również wspólne ubieganie się o zamówienie, poleganie na zasobach takich podmiotów i powierzanie im podwykonawstwa.
Dla polskich firm oznacza to konieczność sprawdzenia własnego łańcucha dostaw. Wykonawca, który planuje współpracę z podwykonawcą lub dostawcą zasobów spoza UE, powinien zweryfikować jego status jeszcze przed złożeniem oferty, a nie dopiero po wyborze.
Scenariusz – świetlica, gmina i lokalna firma
Wróćmy do gminy z początku tekstu. Remont świetlicy za 150 tys. zł netto mieści się poniżej nowego progu, więc kierowniczka referatu może przeprowadzić postępowanie według regulaminu wewnętrznego. Zanim to zrobi, warto jednak sprawdzić, czy w tym samym roku nie są planowane podobne roboty w innych budynkach gminy, które należałoby zsumować. Jeśli remont jest dofinansowany ze środków unijnych, trzeba też ustalić, czy umowa o dofinansowanie nie wymaga zastosowania zasady konkurencyjności.
Z perspektywy lokalnej firmy budowlanej sytuacja również się zmienia. Zapytanie może trafić bezpośrednio do niej, zamiast pojawić się na platformie, więc kontakt z zamawiającymi i aktualne referencje zyskują na znaczeniu. Przed rozpoczęciem przygotowań do większych przetargów warto rozważyć kilka kroków:
- Przeanalizować, w ilu postępowaniach firma startuje rocznie i czy certyfikacja może ograniczyć jej koszty formalne.
- Uporządkować dokumentację doświadczenia, potencjału kadrowego i sytuacji finansowej.
- Sprawdzić pochodzenie podwykonawców i podmiotów, na których zasobach firma zamierza polegać.
- Śledzić plany postępowań publikowane przez zamawiających w regionie.
- Zapoznać się z regulaminami zamówień podprogowych w jednostkach, z którymi firma najczęściej współpracuje.
Na co warto się przygotować w kolejnych miesiącach?
Zmiany w prawie zamówień publicznych 2026 roku nie rewolucjonizują systemu, ale przesuwają akcenty w kilku istotnych miejscach. Zamawiający zyskali więcej swobody przy mniejszych zakupach, a jednocześnie dostali obowiązek dokładniejszego przemyślenia dużych postępowań. Wykonawcy mogą skorzystać z certyfikacji, choć muszą uważniej patrzeć na to, z kim współpracują. Dobrym krokiem na najbliższe tygodnie jest przegląd własnych procedur i dokumentów pod kątem opisanych zmian, a przy wątpliwościach dotyczących konkretnego postępowania sięgnięcie do komunikatów Urzędu Zamówień Publicznych, który na bieżąco publikuje wyjaśnienia i materiały szkoleniowe.
Comments are closed.